8 conseils simples de productivité pour organiser votre vie professionnelle

La productivité est une question d’efficacité — faire plus, plus vite et avec moins.  Et avec les exigences croissantes du lieu de travail actuel, où que vous soyez, à tout moment, elle n’a jamais été aussi importante. Pour tirer le meilleur parti de votre journée, vous devez vous concentrer sur trois segments de votre vie : le temps, l’espace et l’état d’esprit. Pensez à utiliser un diagramme utilisé bete a corne en entreprise pour effectuer une analyse fonctionnelle avant de mettre en oeuvre un projet donné, en savoir plus sur le lien diagramme bete a corne

Débutez la journée par un  » temps pour moi  » structuré :

Passez en revue les courriels et les mises à jour des médias sociaux qui se sont accumulés pendant la nuit et faites le tri. Faites des réponses rapides et des renvois, afin que d’autres personnes puissent commencer à travailler sur les tâches. Planifiez les tâches les plus importantes. Et supprimez ce qui est informatif ou pas important. 

Utilisez le temps de trajet pour effectuer des tâches de coordination :

Il est fou de ne pas utiliser le temps de trajet pour vider les tâches qui demandent beaucoup de temps. Pendant mon trajet du matin, je fais le tour de mes consultants externes – je fais le point sur les projets en cours et je vérifie s’ils ont besoin d’aide. Au moment où j’arrive au bureau, j’ai une image précise de l’état d’avancement de mes projets.

Réduisez tous les temps de réunion de 25 pour cent :

Vous obtiendrez la même quantité de travail, car beaucoup de temps est perdu à gérer l’installation de la conférence téléphonique et les badinages inutiles. Si vous réduisez une réunion de cinq personnes par jour d’une heure à 45 minutes, vous récupérez 25 heures par mois de temps de travail. Cela représente environ 300 heures par an — presque deux mois de travail !

Prévoyez des pauses régulières dans la journée :

Faire des réunions coup sur coup n’est pas productif, car vous vous fatiguez et perdez votre concentration. Bloquez du temps dans votre calendrier et faites des pauses. Faire de ces pauses une routine augmente la prévisibilité, en créant un horaire régulier pour garder votre esprit organisé. Si vous pouvez vous le permettre, faites également une sieste énergisante de 10 à 20 minutes après le déjeuner.

Travaillez  » hors site  » lorsque cela a du sens :

Lorsque vous devez rédiger un document ou faire des recherches sur un sujet, l’absence d’interruptions au bureau améliore la concentration. Certaines entreprises constatent que le fait de laisser les employés travailler à domicile présente d’autres avantages, notamment la réduction du temps de trajet, la réduction des heures de déjeuner et la diminution des jours de maladie. Voyez comment vous pouvez appliquer des stratégies documentées du site de voyage chinois Ctrip, de l’AIIM et de WordPress à votre propre environnement de travail.

Consolidez le nombre d’endroits où vous devez aller pour obtenir des informations :

Il y a trop d’apps dans lesquelles naviguer email, outils de microblogging comme Yammer, outils de chat comme Lync, utilitaires de médias sociaux comme Twitter et LinkedIn et systèmes opérationnels comme SAP, Oracle et Salesforce. Faites en sorte que les notifications de chaque application apparaissent au même endroit. 

Désactivez les notifications popup sur les appareils mobiles et sur le bureau :

Ne laissez pas les applications interrompre votre concentration avec des messages popup agaçants. Désactivez-les. Maintenant. Et limitez la vérification de vos e-mails à des moments définis de la journée. Vous ne le regretterez pas.

Parlez, pas d’email :

Prenez le téléphone ou marchez dans le couloir et parlez directement à vos collègues. Pour les personnes géographiquement éloignées, utilisez le chat. Vous pouvez donner des instructions précises et dissiper rapidement les malentendus. Le temps perdu à perpétuer des fils de courriel sans fin est ahurissant — et les erreurs inutiles générées.