En cherchant des réponses sur le web pour savoir ce qu’est un SharePoint, vous trouverez de nombreuses réponses différentes. Cependant, la meilleure réponse serait que Microsoft SharePoint est un système de portail informationnel de Microsoft, configuré pour fonctionner sur différents sites et plateformes. Cette plateforme vous aide, vous et votre équipe, à travailler intelligemment et à distance.
Les gens confondent OneDrive et SharePoint. Ce que vous devez savoir, c’est que OneDrive est une plateforme de stockage de documents en ligne, tandis que SharePoint est plutôt un outil de collaboration permettant aux utilisateurs de travailler sur des fichiers et des documents en même temps.
De nombreuses entreprises ont commencé à utiliser SharePoint en collaboration avec Microsoft365 pour offrir à leurs équipes un espace de travail plus collaboratif et les garder localisés sur leurs sites. En tant qu’utilisateur, vous pouvez utiliser SharePoint pour créer et publier des pages sur des sites Web.
En résumé, SharePoint est un endroit sûr et sécurisé où vous pouvez stocker, partager et accéder à des informations depuis n’importe quel appareil. Aujourd’hui, SharePoint est compatible avec des systèmes d’exploitation comme Microsoft, Android, iOS et les navigateurs Web.
Si vous avez une bonne compréhension de ce qu’est Microsoft SharePoint, la prochaine étape est de savoir comment l’utiliser. Dans cet article, vous trouverez des conseils et des astuces de niveau expert pour utiliser Microsoft SharePoint, en particulier si vous êtes un débutant.
Avant cela, nous voudrions souligner que pour mieux saisir l’utilisation de SharePoint, vous devez dédier du temps pour apprendre et mettre en œuvre les conseils d’experts pour Microsoft SharePoint ci-dessous.
Conseil n°1 : construire et partager des modèles de sites
Travailler avec SharePoint vous permet de personnaliser vos sites de manière flexible avec des modèles tels que des listes, des flux opérationnels, des logos, et plus encore. Les modèles SharePoint reprennent les structures de sites comme les bibliothèques, les documents et les contenus. Voici comment SharePoint est apparu. Il vous aidera à sauvegarder ces modèles et à les utiliser si vous souhaitez créer d’autres sites, ce qui vous permettra d’économiser votre temps et vos ressources. Pas besoin de le reconfigurer la prochaine fois que vous l’utiliserez !
Lorsqu’ils sont importés dans des environnements SharePoint, les modèles mentionnés ci-dessus et bien d’autres peuvent être ouverts et utilisés dans Visual studio et partagés avec les utilisateurs dans la galerie de solutions de SharePoint.
Conseil n°2 : collaborer et coécrire des documents Office
Il n’existe pas beaucoup d’outils qui aident à la collaboration. Et seuls quelques-uns sont aussi puissants que SharePoint. Cette plateforme est privilégiée pour les collaborations principalement parce qu’elle s’accompagne d’une collaboration en temps réel et de la co-rédaction de documents.
Vous configurez des documents que d’autres utilisateurs peuvent co-écrire. Ces utilisateurs peuvent apporter des mises à jour à vos documents, et vous aussi. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez suivre les modifications apportées afin qu’elles n’entrent pas en collision avec le type de document que vous avez en tête. Ce qui fait de Sharepoint le préféré des utilisateurs, c’est qu’il permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur ces documents sans fausses notes.
Conseil n°3 : construire un site d’équipe avec des permissions précises
L’une des meilleures fonctionnalités de Microsoft SharePoint est le site d’équipe. Pour créer un site d’équipe, il suffit de s’inscrire sur votre compte Office365. Ensuite, vous suivez les instructions de l’assistant de création pour créer un site d’équipe.
En passant par le processus de configuration, vous pourrez configurer des listes de messagerie de groupe. Vous pouvez également le rendre accessible à d’autres utilisateurs ou à un petit groupe de personnes, ce qui ne dépend que de vous.
Conseil n°4 : apprendre à utiliser les colonnes SharePoint
Comme mentionné ci-dessus, SharePoint vous permet de regrouper, de filtrer et de traiter des documents. Lorsque vous apprenez à utiliser les colonnes SharePoint, vous pouvez les utiliser à diverses fins. Vous pouvez également localiser rapidement les informations importantes.
Par exemple, vous pouvez appliquer certains détails et modifications aux listes et bibliothèques des sites SharePoint. Si vous souhaitez suivre les factures en fonction du nom et de la région des clients, configurez différentes colonnes.
Conseil n°5 : ajouter des fichiers à son instance SharePoint
Grâce au serveur SharePoint, vous pouvez utiliser SharePoint Online et sur site. En outre, la fonction “glisser-déposer” de la plateforme vous permet de télécharger facilement des fichiers et des documents à partir de votre ordinateur.
Si vous utilisez le navigateur Edge de Microsoft intégré à Windows pour accéder à SharePoint Online, vous pouvez télécharger des documents de grande taille, voire des dossiers entiers.
Conseil n° 6 : utiliser les applications intégrées
Il existe plusieurs applications dans SharePoint qui vous aident à effectuer des tâches régulières. Par exemple :
- Contacts : elle vous aide à créer une liste de contacts qui peut être synchronisée avec Microsoft Outlook. Lorsqu’un contact est ajouté à votre liste synchronisée dans Outlook, il sera ensuite ajouté au site SharePoint.
- Liste personnalisée : elle se trouve dans la vue “Feuille de données”. Elle vous aide à construire une liste dans une vue qui est similaire à Microsoft excel. Vous pouvez modifier et mettre à jour les détails de la liste.
- VueSharePoint : elle est similaire au filtre de la boîte de réception d’un e-mail. Vous pouvez modifier l’affichage par défaut afin de mettre de l’ordre dans les informations inutiles.
- Calendrier : il est utilisé pour trier les événements et les entreprises. Pour utiliser cette fonctionnalité, créez un calendrier qui peut être synchronisé avec Microsoft Outlook.
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