Les portails universitaires peuvent être développés de plusieurs façons. Chacune présente ses propres avantages et inconvénients. L’option la plus simple est de travailler avec l’un des fournisseurs existants de l’université qui ont une offre de portail. L’autre option consiste à acquérir un portail auprès d’un fournisseur spécialisé. La troisième option consiste à développer le portail en interne.
Les avantages des portails
Que le campus soit à la recherche de reconnaissance, de facilité de fonctionnement, de gains de productivité et d’économies, ou d’une combinaison de tout cela, le portail réussira ou échouera en fonction des avantages perçus par la communauté universitaire. Théoriquement, chaque membre de la communauté universitaire devrait bénéficier du portail tel que ent somme. Il devrait permettre à chaque individu de remplir plus facilement et plus efficacement son rôle dans l’institution.
Les portails universitaires peuvent être un moyen d’établir une relation à long terme avec l’institution. Non seulement ils facilitent les affaires avec l’institution, mais ils permettent l’interaction et la collaboration entre les étudiants, le corps enseignant, le personnel et les diplômés ayant des besoins et des intérêts similaires. Correctement mis en œuvre, les portails peuvent constituer un atout stratégique pour l’établissement. En ce sens, ils font beaucoup plus qu’un site Web traditionnel d’informations statiques ne pourrait jamais le faire.
Au-delà des gains institutionnels, les portails offrent des avantages évidents aux étudiants, au corps enseignant, au personnel et aux parties prenantes externes.
Les étudiants bénéficient :
- d’une interface Web vers les didacticiels et les informations requises sur les cours ;
- de communications accrues et plus faciles avec le corps professoral ;
- d’un accès en ligne aux notes, aux informations sur l’aide financière, aux horaires des cours, aux vérifications des diplômes ;
- d’un accès aux communautés d’intérêt au sein de l’université, aux sports, aux clubs et aux possibilités de services communautaires ;
- de possibilités accrues d’apprentissage tout au long de la vie.
Le corps professoral et le personnel bénéficient :
- de communications en temps réel avec les étudiants ;
- d’outils de gestion de cours simplifiés ;
- d’un accès instantané aux informations pour conseiller les étudiants ;
- d’informations facilement accessibles pour chaque facette de leur travail.
Plus généralement, un portail, souvent appelé logiciel de portail, est une application Web qui rassemble audience, application, systèmes et processus pour former une expérience de collaboration centralisée. Le logiciel de portail intègre des technologies pour construire des espaces de travail personnalisés et des communautés afin d’augmenter la productivité des utilisateurs. Les logiciels de portail sont conçus pour les intranets et extranets d’entreprise, les communautés, les sites Web et les projets, pour n’en citer que quelques-uns. Selon le type de besoins de l’entreprise et le logiciel de portail, on peut s’attendre à tirer plusieurs avantages de l’utilisation d’un logiciel de portail dans n’importe quel environnement. Certains de ces avantages sont :
- fournir efficacement des informations au public ;
- augmenter la productivité de l’utilisateur final ;
- fournir des fonctionnalités personnalisables et des outils de développement ;
- augmenter l’interaction entre les clients et les employés ;
- environnements personnalisés pour les utilisateurs finaux ; et
- intégration d’applications et de services externes.
Les limites et les inconvénients des portails
L’industrie des portails a plusieurs années et des vendeurs entrent et sortent du marché chaque mois. Comme les coûts de licence et de développement typiques sont de plusieurs centaines de milliers de dollars ou plus, la sélection des fournisseurs est à haut risque. Le développement d’un portail de campus est une décision technologique stratégique clé qui aura un impact sur l’ensemble de la communauté du campus et sur chaque autre programme technologique stratégique tel que le CMS. La décision relative à une stratégie de portail nécessite une analyse minutieuse des besoins à long terme et à court terme.
Les campus qui ont l’intention d’entamer le processus de développement d’un portail doivent tenir compte des questions suivantes :
– Quel problème à court terme le campus a-t-il l’intention de résoudre avec un portail, et un portail est-il la meilleure solution ?
– La direction générale est-elle prête à mandater un portail unique pour le campus ?
– La direction générale comprend-elle qu’un portail représente un engagement permanent plutôt qu’un investissement ponctuel ?
– Qui possède et gère le portail ?
– La publicité est-elle appropriée ? Le commerce électronique ?